Privatlivspolitik for Bylderup og Omegns Gymnastikforening
Den 9.5.2018
Bylderup og Omegns Gymnastikforenings dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort
fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og
gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til
bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun person-
oplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi
sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Bylderup og Omegns Gymnastikforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine
personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Heinke Petersen
Adresse: Surreroj 9, 6372 Bylderup-Bov
Telefonnr.: 23432579
Mail: heinke@mail.tele.dk
Website: www.boggym.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger
1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse,
indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
2) Oplysninger om ledere og trænere: - Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-
mailadresse
1 af 5
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt: - Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (in-
teresseafvejningsreglen) - At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger: - Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder
planlægning, gennemførelse og opfølgning - Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Levering af varer og ydelser du har bestilt
- Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere: - Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
- Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kur-
ser - Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvej-
ningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legiti-
me) interesser som: - Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herun-
der i forhold til generalforsamling - Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent
m.v. - Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktivite-
ter - Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet el-
ler situation i foreningen - Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til
DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbin-
delse med idrætsaktivitet
2 af 5 - Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af op-
lysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage
information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer - Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems-
oplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen - Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behand-
les oplysninger om forældrene - Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt
grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne til-
fælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er be-
skrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til
enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om
barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, ind-
henter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Videregivelse af dine personoplysninger
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til id-
rætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler
dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner
eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i
overensstemmelse med følgende kriterier: - Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems-
oplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over-
ensstemmelse med følgende kriterier:
3 af 5 - Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems-
oplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over-
ensstemmelse med følgende kriterier: - Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det
regnskabsår, som bilaget drejer sig om - Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav
gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og
lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler
personoplysninger om dig: - Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling,
ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine per-
sonoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald
ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatil-
synet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til an-
den. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver
tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige
ændringer vil du modtage meddelelse herom.
4 af 5